Textmodul für Ihre Datenschutzerklärung
Als CALLHQ-Kunde können Sie den folgenden Text 1:1 in Ihre eigene Datenschutzerklärung auf Ihrer Website übernehmen. Er erklärt Ihren Besuchern transparent, wie Anfragen über den KI-Assistenten verarbeitet werden.
So verwenden Sie das Modul:
- Text unten per Knopfdruck kopieren.
- In Ihre eigene Datenschutzerklärung einfügen – am besten als eigener Abschnitt unter einem Punkt wie „Alternative Kanäle“.
- Veröffentlichen. Fertig – keine weiteren Anpassungen nötig.
Text zum Einfügen
Alternative Kanäle: Telefonischer Kundenservice via KI-Assistent
Zur Optimierung unserer telefonischen Erreichbarkeit und zur effizienten Bearbeitung von Kundenanfragen nutzen wir einen cloudbasierten, KI-gestützten Telefonassistenten. Technischer Dienstleister hierfür ist CALLHQ, betrieben von Dennis Schmidt, Herrenberger Str. 66, 71069 Sindelfingen.
1. Umfang der Datenverarbeitung
Wenn Sie uns außerhalb unserer Bürozeiten oder bei besetzten Leitungen telefonisch kontaktieren und der KI-Assistent Ihre Anfrage entgegennimmt, werden die von Ihnen per Sprache gemachten Angaben elektronisch erfasst und verarbeitet. Hierzu gehören insbesondere Ihre Telefonnummer, Ihr Name sowie der spezifische Inhalt Ihres Anliegens (z. B. Schadensmeldungen, Terminwünsche oder Rückfragebitten).
Die KI analysiert das Gesprochene in Echtzeit, um Ihr Anliegen zu kategorisieren, und wandelt dieses in eine strukturierte Textzusammenfassung um. Diese Zusammenfassung wird verschlüsselt an unsere interne Verwaltung weitergeleitet (u. a. per WhatsApp an die hinterlegte betriebliche Nummer). Die reine Audio-Aufzeichnung wird nach Erstellung der Textzusammenfassung umgehend gelöscht.
2. Zweck und Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung der Daten erfolgt zum Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens, zur Organisation unseres Betriebs sowie zur Anbahnung oder Durchführung von Vertragsverhältnissen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen) sowie unser berechtigtes Interesse an einer lückenlosen Erreichbarkeit und einem professionellen Kundenservice gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
3. Speicherort und Weitergabe
Mit dem Dienstleister besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung Ihrer Daten durch CALLHQ findet ausschließlich auf Servern innerhalb von Deutschland statt. Die Daten werden gelöscht, sobald Ihr Anliegen abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. aus dem Steuerrecht) eine längere Speicherung vorschreiben.
Dieses Modul ist eine Arbeitshilfe und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.